専任担当制でテープ起こし・文字起こしのサービス力を高めます

TEL. 050-5534-8054

テープ起こしの佐藤編集事務所

サービス関連HEADLINE

HOMEテープ起こしコラムサービス関連 記事一覧 → 専任担当制だからお客様も安心

テープ起こし・文字起こしを安心してご利用いただくために

●おなじみのスタッフがいると安心できる

最近、私は早朝からテープ起こし・文字起こしの仕事をすることも多いです。それで朝8時頃に一息つく際、ときどきファミレスのモーニングサービスを利用しています。

テープ起こし・文字起こしの仕事は運動量が少ないこともありお腹があまり空かないので、以前は朝食を抜いたり、摂ってもコーヒー1杯を飲むくらいでした。 しかし、それではいけないと思い、あえてファミレに行ってしっかり食べています。毎朝、自分で作るほどマメではないですからね。 朝しっかり食べると腹持ちがよいので、昼や夜についつい暴飲暴食することも減り、体重も少し減りました。

それで、朝のファミレスの常連になると、従業員も顔を覚えてくれていて、笑顔で愛想もいいし、毎回毎回、注文内容を言わなくても「いつものやつで」で通じます。

ところが、たまにローテーションの都合か何かで知らないウエイトレスが注文を取りに来たりすることがあります。すると、対応も事務的ですし、オーダー内容を細かく言わないといけません。 不満を言うほどではないですが、ちょっと面倒だし、どうしてもお店との心理的な距離も感じてしまいます。

●専任担当制でコミュニケーションのズレを防ぐ

さて、前置きが長くなりましたが、当事務所ではテープ起こしサービスをご利用になるお客様へのサポートの一つとして、「専任担当制」をとっています。

これはどのようなシステムかというと、お客様がテープ起こし・文字起こしを発注されてから起こした文書が納品されるまで、同一のスタッフが継続してご担当するというものです。

例えば、テープ起こし・文字起こしを依頼したときはスタッフAが対応し、音声データをやり取りするときはスタッフBが対応し、納品はスタッフCから届く、といったことはありません。 最初から最後までスタッフAならスタッフAが担当いたします。このシステムが安心サポートの一つである「専任担当制」になります。

ですから、「発注したときに、音声データはDVDに入れて郵便で送ると言ったはずでしょ」とか、「来週にも録音があるから、追加で発注すると〇〇さんという方に言ってありますよ」とか、 「この間も別のスタッフさんに同じことを説明したんですけど。何度も同じことを言わせないで」など、こうしたコミュニケーションのズレや、ストレスを感じるようなことがありません。 お客様はテープ起こしの依頼から納品までを、スムースかつ安心して任せることができます。

●インターネットのデメリットを軽減する

この専任担当制は、インターネットを主に進めている現在にテープ起こしサービスにおいては、非常に有効であると考えます。

インターネットはどんなに遠く離れたお客様からのご依頼にも、対応することを可能にしてくれました。 例えば、当事務所には海外在住の邦人の方からもテープ起こし・文字起こしのお問い合わせをいただくことさえあります(さすがに件数は極めて少ないですが)。 つまり、隣の家からでも、地球の裏側からでも、インターネットを利用できる環境さえ整っていれば、地域格差なしでテープ起こし・文字起こしのサービスをご提供できるということです。

このように、インターネットの普及はテープ起こし・文字起こしの世界においても革新的な変革をもたらしてくれました。ただ、リアル社会との大きな違いは、お客様とサービス提供者である当事務所が、 一度も顔を合わせることなくテープ起こしに関連する一連の流れが済んでしまうということです。

インターネットを利用している以上、この弊害は完全に取り除くことは難しいですが、 少しでもデメリットを軽減する一つの方法として、わたしども佐藤編集事務所では「専任担当制」を始めました。

●リピーターのお客様にも専任担当者が対応

また専任担当制は、1回の依頼から納品までの業務フローにおいてだけではありません。可能な限り、リピーターのお客様に関しても、同じスタッフが対応させていただきます。

これもよくあることですが、お客様からは「前に依頼したときと同じで」ということをよく言われます。音声の送り方、文字の起こし方、請求書の宛名など、前回と同じにして欲しいというご要望は珍しくありません。

冒頭のファミレスの従業員と同じく、顧客のことをよく理解しているスタッフというのは、仕事を依頼する側からすると余計な説明は不要ですし、気持ち的にも安心して頼めるので有難いものです。

特に当事務所はリピーターのお客様が多く、長いお付き合いの方も少なくないので、専任担当はその意味でも重要な意味をもちます。

●お客様側のご担当者が替わっても安心

この専任担当制には、もう一つ別のメリットもあります。例えば、同じ会社や組織からの再依頼の場合、前回とご担当者が替わっていることもあるでしょう。

そんなとき後任の方は、前回つまり前任者のときと同じようにテープ起こし・文字起こしを行って欲しいということが少なくありません。特に、前任者から引き継ぎがしっかり出来ていないときなど、いちいち細かいことまで仕切り直しするのは面倒なものです。

そんなとき、当事務所のスタッフが替わっていなければ、前回と同じように進めやすくなります。ただし、当事務所スタッフの退職や病欠などの理由で、やむを得ず担当者を変更しなければならない場合はご容赦ください。

なお、当事務所の専任担当制は、お客様からお申し込みの必要はございません。お客様がテープ起こし・文字起こしをお申し込みいただいた瞬間に、自動的に専任担当制になる無償の安心サポートです。

バナースペース

カテゴリー

カテゴリーTOP

テープ起こしのご依頼

当事務所のテープ起こしサービスについてくわしくお知りになりたい方、すぐにご依頼されたい方は、下記のリンクまたは本ページタイトル下のメニューバーから、ご関心のある項目をご覧ください。

テープ起こしの佐藤編集事務所

当事務所では、全国の大学・企業などにテープ起こしサービスをご提供するとともに、テープ起こしライターへの様々な情報提供を行っています。